SOP/STEI/SP/04 : Peminjaman Kendaraan

Flowchart SOP Peminjaman Kendaraan

Prosedur Peminjaman Kendaraan

Cara Pengajuan :

1. Mengisi Formulir Peminjaman Kendaraan, ditandatangani dan disampaikan kepada Kepala Bagian untuk dilakukan proses persetujuan,
2. Surat Undangan dari Kantor/Lembaga/Dinas/Instansi lain dapat dilampirkan sebagai dasar kebutuhan kendaraan (jika ada).

Formulir yang harus diisi :

• Kegiatan Pimpinan/Dosen/Tendik : Formulir Ajuan Peminjaman Kendaraan untuk Pelayanan Kedinasan Pimpinan/Dosen/Tendik;
• Kegiatan Mahasiswa : Formulir Ajuan Peminjaman Kendaraan untuk Pelayanan Mahasiswa;

Ketentuan :

1. Peminjaman kendaraan yang dilayani oleh STEI ITB hanya diperuntukkan bagi kegiatan yang menyangkut kedinasan, penunjang kegiatan institusi dan kegiatan mahasiswa di lingkungan STEI ITB :
   • Kegiatan Dekanat STEI ITB atau Dosen/Pejabat Struktural Fakultas yang mewakili atau ditugaskan oleh Dekan.
   • Kegiatan Tamu STEI ITB di dalam kota diantaranya pelayanan dosen tamu, dosen penguji sidang mahasiswa, tamu asesor akreditasi, tamu kerjasama dari universitas/institusi lain.
   • Kegiatan Dosen dalam rangka mewakili atau atas nama institusi STEI ITB dengan minimal peserta 3 (tiga) orang setiap keberangkatan.
   • Kegiatan lain yang dianggap penting/urgent yang disesuaikan dengan ketersediaan Kendaraan Dinas dan Driver STEI ITB.
2. Selain kegiatan pada point (a) di atas, layanan peminjaman kendaraan dapat dilayani dengan menggunakan kendaraan non dinas dan biaya yang timbul akan menjadi tanggung jawab peminjam.
3. Penyampaian Formulir Peminjaman Kendaraan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan.
4. Penyampaian Formulir Peminjaman Kendaraan kurang dari 5 (lima) hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan, apabila mendapat persetujuan dari Kabag Administrasi, maka pemesanan kendaraan dilakukan sendiri oleh User dengan sistem pembayaran reimbursement setelah kegiatan selesai. Unit Sarana Prasarana bisa membantu pemesanan apabila masih ada rekanan yang bersedia menyediakan layanan peminjaman kendaraan yang dibutuhkan.