SOP/STEI/SKT/04 : Penyiapan Rapat dan Penerimaan Tamu Fakultas dan Non Fakultas

Penyiapan Rapat dan Penerimaan Tamu Fakultas

Rapat fakultas adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas hal-hal yang menyangkut kepentingan fakultas yang meliputi:

1. Rapat Dekanat atau rapat yang diundang/dipimpin oleh Dekanat
2. Rapat Senat Fakultas
3. Rapat Ketua Program Studi
4. Rapat KPPs (Komisi Program Pascasarjana)
5. Rapat TPAK (Tim Penilai Angka Kredit)
6. Rapat Tim Ad Hoc yang diangkat berdasarkan SK Dekan STEI ITB
7. Rapat Pimpinan/Pejabat Struktural Fakultas
8. Rapat lainnya yang diselenggarakan guna membahas hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan Fakultas.

Penerimaan tamu fakultas adalah kegiatan penerimaan tamu/mitra fakultas baik dari dalam maupun luar negeri dalam rangka kunjungan fakultas, penjajakan kerjasama, penandatanganan Nota Kesepakatan dan Perjanjian Kerjasama.

Penyiapan Rapat dan Penerimaan Tamu Non Fakultas

Rapat atau kunjungan tamu non fakultas (khusus) adalah kegiatan rapat atau penerimaan tamu yang diselenggarakan oleh dosen atau unit non fakultas yang tidak berkaitan langsung dengan kepentingan fakultas dan/atau Dekanat.

Formulir yang digunakan :

1. Formulir Penyelenggaraan Rapat atau Penerimaan Tamu Non Fakultas (Khusus)
2. Formulir Undangan
3. Formulir Daftar Hadir
4. Risalah Rapat
5. Formulir Pemintaan Dana.

Kententuan :

1. Penyelenggaraan rapat dan penerimaan tamu fakultas serta rapat yang bersifat rutin, TIDAK DIPERLUKAN adanya permohonan tertulis dari pemohon/unit penyelenggara kegiatan fakultas. Sekretariat fakultas langsung membuat undangan dan memproses permohonan penyediaan kebutuhan yang diperlukan pada unit-unit terkait sesuai dengan SOP yang berlaku pada masing-masing unit kerja.
2. Permintaan penyelenggaraan rapat atau penerimaan tamu non fakultas (bersifat khusus) dilakukan dengan pengajuan permohonan penyelenggaraan rapat atau kunjungan tamu non fakultas (khusus) yaitu dengan mengisi formulir terkait (FRM/STEI/SKT/SOP-04/01-00) untuk mendapat persetujuan Wakil Dekan Bidang Sumberdaya atau Kabag Administrasi.
3. Setiap permintaan penyelenggaraan rapat atau penerimaan tamu non fakultas (khusus), disampaikan oleh pemohon/Dosen/PIC Kegiatan kepada sekretariat fakultas minimal 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan. Hal ini dilakukan agar persiapan kebutuhan kegiatan dapat dipersiapkan dengan baik.
4. Penyelenggaraan rapat dan penerimaan tamu non fakultas atau bukan berdasarkan undangan Dekan, maka undangan dibuat dan ditandatangani oleh unit penyelenggara kegiatan.
5. Undangan rapat dan penerimaan tamu fakultas disampaikan kepada peserta rapat melalui email, telephone dan media komunikasi lainnya yang memungkinkan guna kecepatan penyebaran/penyampaian informasi kepada peserta rapat.
6. Hasil risalah rapat fakultas dibuat dan disampaikan oleh sekretariat fakultas atau staf notulen (sesuai dengan jenis rapat yang dilaksanakan) kepada peserta rapat khususnya apabila terdapat keputusan rapat yang harus ditindaklanjuti segera. Unit sekretariat berkewajiban untuk mengarsipkan risalah rapat fakultas.